Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu poniżej przedstawia stanowisko Instytucji Zarządzającej PO WER dotyczące dofinansowania wypłacanego w formie zaliczki w wysokości określonej w harmonogramie płatności.

Zgodnie z § 8 umowy o dofinansowanie PO WER „dofinansowanie (…) jest wypłacane w formie zaliczki w wysokości określonej w harmonogramie płatności". Projekty PO WER bowiem co do zasady realizowane są z wykorzystaniem środków zaliczki, a nie ze środków własnych beneficjenta. Sposób wypłaty zaliczki określa rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. Nr 223, poz.1786, z późń. zm.) oraz umowa o dofinansowanie. Mając na względzie § 8 ust. 5 wzoru umowy o dofinansowanie projektu należy podkreślić, że środki wynikające z zaliczek wykorzystywane są na cele projektowe. Beneficjent nie może przeznaczać otrzymanych transz dofinansowania na cele inne niż związane z projektem, w szczególności na tymczasowe finansowanie swojej podstawowej, pozaprojektowej działalności. Tym samym, przekazywanie środków zaliczki powinno być dokonywane w sposób niezawyżony, racjonalny i adekwatny do potrzeb realizowanego projektu.

Jednocześnie, wydatki rozliczane w sposób ryczałtowy, tj. ryczałtowe koszty pośrednie, stawki jednostkowe i kwoty ryczałtowe mogą być uznane za kwalifikowalne dopiero po osiągnięciu danych założeń projektu (produktów, rezultatów, wskaźników, czy rozliczenia kosztów bezpośrednich w przypadku kosztów pośrednich). Niemniej jednak, beneficjenci mogą potrzebować faktycznie wydatkować środki w celu osiągnięcia tych założeń na dużo wcześniejszym etapie realizacji projektu.

Mając na uwadze powyższe założenia, Instytucja Zarządzająca PO WER zwraca się z uprzejmą prośbą o szczególne zwrócenie uwagi na prawidłowość konstruowania harmonogramów płatności w projektach rozliczanych metodami uproszczonymi, tak by przekazywać beneficjentom PO WER zaliczki w kwotach niezawyżonych, ale jednocześnie umożliwiających realizację projektu ze środków zaliczki. Zdaniem IZ PO WER, możliwe jest przekazywanie zaliczki dla beneficjentów realizujących projekty w oparciu o metody uproszczone nie na kwartał lecz na dłuższe okresy rozliczeniowe (np. półroczne, czy w szczególnie uzasadnionych przypadkach nawet dłuższe). Niemniej jednak, zawsze powinno się to odbywać po analizie specyfiki konkretnego projektu, a wnioski o płatność nawet w takich przypadkach składane są za okresy maksymalnie kwartalne (choć ich część będzie miała charakter tylko sprawozdawczy).

Ponadto co do zasady w systemie realizacji PO WER funkcjonuje zaliczkowy system finansowania projektów. Jednak jak stanowi § 8 umowy o dofinansowanie „w szczególnie uzasadnionych przypadkach dofinansowanie może być wypłacane w formie refundacji kosztów poniesionych przez Beneficjenta lub Partnerów". Może więc w projekcie zaistnieć sytuacja, w której beneficjenci będą ponosili wydatki w projekcie z własnych środków, a następnie wnioskowali o ich refundację, a dodatkowo rozliczali otrzymane wcześniej środki zaliczki. Mając na uwadze uproszczenie systemu rozliczania środków w projektach PO WER, zdaniem IZ PO WER na potrzeby wymiany danych w systemie SL2014 całe dofinansowanie należy traktować jako środki zaliczki, bez względu na to, czy służą one pokryciu przyszłych wydatków, czy refundacji wydatków, które beneficjent pokrył wcześniej z własnych środków.

Należy zauważyć, że w systemie SL2014 monitorowane są dane dotyczące zaliczek w modułach: wnioski o płatność, zaliczki, harmonogram.

Moduł Wniosek o płatność – Identyfikacja wniosku
System SL2014 rozróżnia kilka rodzajów wniosków o płatność, w zależności od tego, w jaki sposób zamierza sprawozdać się beneficjent. W związku z przyjętym stanowiskiem IZ PO WER beneficjenci PO WER nie powinni jako rodzaj wniosku wybierać Wniosku o refundację. Oznacza to, że nawet w przypadku wydatkowania wyższej kwoty niż przekazana wcześniej zaliczka, nie mówimy o wniosku refundacyjnym. Jeśli beneficjent poniósł część kosztów
z własnych środków, jako rodzaj wniosku powinien wybrać co najmniej wniosek rozliczający zaliczkę i wniosek o zaliczkę, a następnie sam zrefundować sobie poniesione ze środków własnych wydatki. Wyjątek od tej zasady stanowi wniosek o płatność końcową, w którym w przypadku ponoszenia kosztów z własnych środków beneficjent będzie musiał zawnioskować o ich refundację wybierając jako rodzaj wniosku Wniosek o refundację. Wynika to z faktu, iż wniosek o płatność końcową nie może być jednocześnie wnioskiem o zaliczkę.

W bloku Projekt beneficjent określa m. in. wnioskowaną kwotę dofinansowania. Pole to pozwala na podział kwoty na zaliczkę i refundację. Beneficjenci PO WER zobowiązani są do wypełniania wyłącznie wiersza dotyczącego środków zaliczki (zgodnie z tym co powyżej – za wyjątkiem wniosku o płatność końcową). Co do zasady przedmiotowe dane powinny być zgodne z zapisami harmonogramu płatności, tj. zgodne z wartościami w kolumnie Dofinansowanie – Zaliczka. Jeśli beneficjent chce wnioskować o kwotę niższą niż ujęta w harmonogramie (bo wynika to z jego bieżących potrzeb), to jest to możliwe, przy jednoczesnej aktualizacji harmonogramu. Jeśli to instytucja zamierza wypłacić beneficjentowi niższą kwotę transzy niż przez niego wnioskowana lub jej w ogóle nie wypłacić (np.: w przypadku nierozliczenia przez beneficjenta 70% otrzymanych dotychczas zaliczek, kolejna transza nie zostanie mu wypłacona lub w przypadku tymczasowego braku środków na wypłatę transzy), powinna odesłać beneficjentowi wniosek do poprawy z prośbą o zmianę wnioskowanej kwoty z informacją, jaka będzie faktycznie wysokość wypłaconej transzy lub samodzielnie skorygować wniosek w tym zakresie. Dotyczy to także sytuacji, o której mowa w §13 umowy o dofinansowanie, tj. jeżeli na podstawie wniosków o płatność lub czynności kontrolnych uprawnionych organów zostanie stwierdzone, że dofinansowanie jest:

1. wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem,
2. wykorzystane z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184 Ufp,
3. pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości

Instytucja Pośrednicząca wzywa Beneficjenta do zwrotu całości lub części dofinansowania wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych liczonymi od dnia przekazania środków lub do wyrażenia zgody na pomniejszenie wypłaty kolejnej należnej mu transzy dofinansowania. Jeśli więc za zgodą beneficjenta instytucja dokona pomniejszenia wysokości transzy, w bloku Projekt, w wierszu Wnioskowana kwota należy skorygować wysokość zaliczki.

Moduł Obsługa wniosków o płatność – Rozliczenie zaliczek
Informacje na temat otrzymanych i rozliczonych w ramach projektu zaliczek znajdują się w systemie SL2014 w zakładce Rozliczenie zaliczek. Na podstawie informacji o otrzymanych środkach, kwotach niewykorzystanych zaliczek, zwróconych na konto instytucji oraz rozliczonych zaliczkach w złożonych wnioskach o płatność, system prezentuje kwotę zaliczki, która pozostaje do rozliczenia oraz wylicza procentowy stopień rozliczenia udzielonych zaliczek.

IZ PO WER zwraca uwagę na konieczność wprowadzania danych w tym module tak, aby posłużyły one instytucjom do weryfikacji ewentualnej konieczności naliczania odsetek z art. 189 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.). Sposób wypełniania tej zakładki jest następujący:

1. Środki przekazane beneficjentowi w formie zaliczki to łączna wartość zaliczek otrzymanych do końca okresu rozliczeniowego, przy czym wszelkie przekazane beneficjentowi środki w projekcie PO WER traktowane są jako zaliczki (nie rozróżniamy zaliczki i refundacji), pomniejszona o wysokość wydatków niekwalifikowanych, zwróconych na rachunek IP do końca okresu rozliczeniowego, w tym:
   a) Wydatki niekwalifikowalne stwierdzone na etapie weryfikacji wniosku o płatność i korekty finansowe (np.: zwroty od uczestników) zwrócone do IP;
   b) Nieprawidłowości stwierdzone w stosunku do wydatków ujętych w zatwierdzonych wnioskach o płatność zwrócone do IP.
2. Kwota zaliczek zwróconych – niewykorzystanych to kwota środków zwróconych (niewykorzystanych) przez beneficjenta w terminie na złożenie wniosku o płatność. Tego rodzaju zwrot należy traktować jako rozliczanie zaliczki zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 18 czerwca 2015 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich i uwzględniać go przy wyliczaniu procentu rozliczenia zaliczki.

Należy przy tym wrócić uwagę na inny sposób uwzględniania zwrotów dokonanych przez beneficjentów w stosunku do PO KL. Zgodnie z pismem IZ PO KL z 19.07.2012 r. w przypadku dokonania zwrotu zaliczki przez beneficjenta do końca danego okresu rozliczeniowego, pomniejszeniu ulegała kwota wypłaconej do tej pory zaliczki.
W PO WER taki mechanizm nie ma zastosowania. Dokonane zwroty SL2014 automatycznie wlicza do kwoty zaliczek rozliczonych i uwzględnia przy określaniu właściwego procentu rozliczenia środków.

3. Kwota zaliczek rozliczonych w poprzednich wnioskach o płatność to łączna kwota zaliczek rozliczonych we wszystkich złożonych wnioskach w ramach projektu, do której wliczane są dokonane przez beneficjenta zwroty środków niewykorzystanych, o których mowa powyżej.
4. Kwota zaliczek rozliczana bieżącym wnioskiem – jest to kwota rozliczanej zaliczki, odpowiadająca poniesionym we wniosku wydatkom, przy czym nie może być ona wyższa niż łączna wartość zaliczek, które do końca danego okresu rozliczeniowego otrzymał beneficjent, a która pozostaje do rozliczenia.

W przypadku gdy suma wydatków kwalifikowalnych do rozliczenia w danym wniosku o płatność jest wyższa niż wartość zaliczek do rozliczenia, beneficjent może rozliczyć zaliczkę do maksymalnej jej wysokości. Pozostałą część wydatków kwalifikowalnych powinien uwzględnić w kolejnym wniosku o płatność w wierszu Kwota zaliczek rozliczonych w poprzednich wnioskach o płatność.

Przy naliczaniu odsetek z art.189 ufp należy również zwrócić uwagę, że procent rozliczenia otrzymanych środków zaliczki powinien być ustalany co do zasady w odniesieniu do wydatków przedstawionych przez beneficjenta do rozliczenia, a nie ostatecznie uznanych przez instytucję za kwalifikowalne.

Na podstawie danych w tym module nie można automatycznie decydować czy przekazać beneficjentowi kolejną transzę zaliczki, czy nie. Przy podejmowaniu decyzji należy wziąć pod uwagę wysokość zaliczek wypłaconych do dnia decyzji o ewentualnym przekazywaniu kolejnej transzy, a nie tylko do końca okresu rozliczeniowego.

Moduł Harmonogram płatności
W związku z przyjętym zaliczkowym systemem rozliczania projektu w harmonogramie płatności w kolumnie Dofinansowanie należy wypełnić wyłącznie kolumnę dotyczącą Zaliczki.

W przypadku dokonywania zmian wysokości wnioskowanych transzy dofinansowania należy na bieżąco aktualizować zapisy harmonogramu płatności. Należy przy tym jednak mieć na uwadze, iż nie ma możliwości dokonywania w harmonogramie zmian danych historycznych. W sytuacji wykazania we wniosku o płatność innej kwoty wydatków do rozliczenia niż to wynika z harmonogramu płatności, nie ma obowiązku korygowania tych danych.

W przypadku jednak zmiany wnioskowanej kwoty dofinansowania, jeśli to technicznie możliwe (odblokowana jest w systemie możliwość dokonywania zmian harmonogramu) instytucja powinna informować beneficjenta o konieczności aktualizacji dokumentu (instytucja ze swojego poziomu nie ma możliwości dokonywania zmian w harmonogramie płatności). W przypadku wnioskowania o kwotę dofinansowania inną niż to założono w zatwierdzonym harmonogramie płatności, należy aktualizować zapisy harmonogramu jeszcze przed złożeniem danego wniosku o płatność.

Opisany sposób wprowadzania danych do systemu SL2014 należy stosować do aktualnych wniosków o płatność, a zatem nie należy korygować w tym zakresie danych historycznych.