Korzystanie z unijnych dotacji wiąże się z licznymi obowiązkami. Przede wszystkim trzeba zrealizować przedsięwzięcie projektowe zgodnie z wnioskiem, przestrzegać terminów i prawidłowo rozliczyć realizację projektu.
PODPISANIE UMOWY O DOFINANSOWANIE
Jeżeli w wyniku oceny Twój wniosek zostanie zakwalifikowany do objęcia wsparciem, zostanie z Tobą zawarta umowa o dofinansowanie. Procedura jej podpisania rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu. Do podpisania umowy musisz zgromadzić wymagane dokumenty. Masz na to z reguły kilka tygodni.
HARMONOGRAM RZECZOWO-FINANSOWY
Realizując projekt, trzymaj się ściśle zapisów z wniosku o dofinansowanie. Pamiętaj, że nie wolno Ci samodzielnie zmieniać towarów czy usług, które wskazałeś we wniosku. Szczególnie ważne jest też przestrzeganie terminów określonych w harmonogramie wydatków. Wszelkie zmiany wymagają konsultacji i zatwierdzenia przez instytucję udzielającą Ci dofinansowania.
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
Nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Wsparciem mogą zostać objęte tylko działania z listy tzw. kosztów kwalifikowanych. O kwalifikowalności decyduje też to, czy dokonasz zakupu zgodnie z obowiązującymi Cię procedurami. Nieprzestrzeganie tych zasad może się skończyć obniżeniem, a nawet całkowitym cofnięciem dotacji.
KONTO BANKOWE
Wszystkie operacje finansowe w Twoim projekcie powinny się odbywać za pośrednictwem wyodrębnionego specjalnie w tym celu konta bankowego. Jego numer podajesz do umowy o dofinansowanie.PODPISANIE UMOWY O DOFINANSOWANIE
Jeżeli w wyniku oceny Twój wniosek zostanie zakwalifikowany do objęcia wsparciem, zostanie z Tobą zawarta umowa o dofinansowanie. Procedura jej podpisania rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu. Do podpisania umowy musisz zgromadzić wymagane dokumenty. Masz na to z reguły kilka tygodni.
HARMONOGRAM RZECZOWO-FINANSOWY
Realizując projekt, trzymaj się ściśle zapisów z wniosku o dofinansowanie. Pamiętaj, że nie wolno Ci samodzielnie zmieniać towarów czy usług, które wskazałeś we wniosku. Szczególnie ważne jest też przestrzeganie terminów określonych w harmonogramie wydatków. Wszelkie zmiany wymagają konsultacji i zatwierdzenia przez instytucję udzielającą Ci dofinansowania.
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
Nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Wsparciem mogą zostać objęte tylko działania z listy tzw. kosztów kwalifikowanych. O kwalifikowalności decyduje też to, czy dokonasz zakupu zgodnie z obowiązującymi Cię procedurami. Nieprzestrzeganie tych zasad może się skończyć obniżeniem, a nawet całkowitym cofnięciem dotacji.
KONTO BANKOWE
DOKUMENTACJA
Wszystkie wydatki w ramach projektu powinny być ujęte w tzw. wyodrębnionej dokumentacji księgowej. To taki sposób księgowania, który umożliwia łatwą, szybką i precyzyjną identyfikację wszystkich dokumentów księgowych związanych z projektem.
KONTROLA PROJEKTU
Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych. Możesz się jej spodziewać co najmniej raz, na zakończenie projektu.
SPRAWOZDAWCZOŚĆ, ROZLICZENIE PROJEKTU
Przez cały okres realizacji projektu powinieneś regularnie informować o czynionych postępach instytucję, która udzieliła Ci wsparcia. Sprawozdania należy przygotowywać na specjalnym formularzu. Częstotliwość ich składania określona jest w umowie o dofinansowanie. Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są najczęściej integralną częścią wniosku o płatność. Jest on podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej.
PROMOCJA I OZNAKOWANIE
Jeżeli korzystasz z unijnego wsparcia masz nie tylko prawo, ale i obowiązek, aby o tym informować. Informacje o dofinansowaniu powinieneś podawać już w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i komunikacyjnych, jakie w związku z nim podejmujesz. Zakres takiej informacji obejmuje co najmniej nazwę funduszu unijnego, z którego pochodzą środki, programu i instytucji, która udzieliła wsparcia.
TRWAŁOŚĆ PROJEKTU
Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia.
Jeżeli w ramach projektu np. kupowałeś środki trwałe bądź też zatrudniałeś pracowników obowiązuje Cię tzw. okres trwałości. Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Standardowo wynosi on 5 lat. W pewnych przypadkach odstępstwem objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości to 3 lata.
Interpretacje Instytucji Zarządzającej POWER 2014-2020:
- Interpretacja IZ POWER w sprawie postępowania w przypadku projektu rozliczanego kwotami ryczałtowymi, w którym nie osiągnięto zakładanego wskaźnika w związku z podjęciem zatrudnienia przez uczestnika,
- Interpretacja IZ POWER dotycząca potwierdzania statusu osób z niepełnosprawnością w projektach POWER,
- Interpretacja Ministerstwa Rozwoju dotycząca kwalifikowalności wkładu własnego beneficjenta wniesionego do projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej,
- Interpretacja Ministerstwa Rozwoju dotycząca przesłanek umożliwiających niestosowanie procedur zamówień udzielanych w ramach projektów POWER,
- Stanowisko Ministerstwa Rozwoju dotyczące kwalifikowalności uczestników projektu Działania 1.1 PO WER na lata 2014-2020,
- Interpretacja IZ POWER w kwestii powtórnej weryfikacji ogólnego kryterium oceny formalnej nr 10 w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój,
- Interpretacja zapisu art.6a ustawy Prawo Zamówień Publicznych,
- Stanowisko Instytucji Zarządzającej PO WER dotyczące Systemu Obsługi Wniosków Aplikacyjnych i SL2014,
- Interpretacja Ministerstwa Rozwoju dotyczącą szacowania wartości usługi wyżywienia zlecanej w związku z realizacją szkoleń w projekcie konkursowym POWER,
- Interpretacja IZ POWER w zakresie stosowania aspektów społecznych przy udzielaniu zamówień w ramach projektów finansowanych ze środków EFS,
- Stanowisko Ministerstwa Rozwoju dotyczące zasady konkurencyjności i rozeznania rynku,
- Stanowisko IZ POWER dotyczące końcowego rozliczenia kosztów pośrednich w projektach pozakonkursowych finansowanych ze środków Funduszu Pracy,
- Stanowisko IZ POWER w zakresie powtórnej weryfikacji ogólnego kryterium oceny formalnej nr 10 w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 dotyczącego obrotu wnioskodawcy i partnerów,
- Stanowisko Ministerstwa Rozwoju w kwestii dokonanych przez beneficjentów zwrotów niewykorzystanych z końcem roku środków dotacji celowej,
- Stanowisko IZ POWER dotyczące finansowania w ramach projektu POWER egzaminów poprawkowych dla uczestników,
- Stanowisko Instytucji Zarządzającej PO WER dotyczące dofinansowania wypłacanego w formie zaliczki w wysokości określonej w harmonogramie płatności,
- Stanowisko Ministerstwa Rozwoju dotyczące kwalifikowalności dodatku zadaniowego,
- Stanowisko Instytucji Zarządzającej POWER dotyczące refundacji kosztów dojazdu uczestnikom projektu pozakonkursowego w ramach Poddziałania 1.1.1 Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój,
- Stanowisko Ministerstwa Rozwoju w odniesieniu do zakupu środków trwałych oraz zasady trwałości,
Interpretacje pozostałych podmiotów:
- Interpretacja Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej odnośnie art. 66n Ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy dotycząca bonu na zasiedlenie,
- Stanowisko Instytucji Koordynującej Europejskim Funduszem Społecznym w zakresie sposobu rozliczania kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem,
- Stanowisko Departamentu Rynku Pracy w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w kwestii wysokości wypłacanych stypendiów szkoleniowych czy stażowych w przypadku wystąpienia udokumentowanej niezdolności do pracy w okresie odbywania szkolenia, stażu czy przygotowania zawodowego dorosłych,
- Stanowisko Instytucji Koordynującej Europejski Fundusz Społeczny dotyczące stosowania uproszczonych metod rozliczania projektów.