Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu przedstawia poniżej interpretację IZ POWER w sprawie postępowania w przypadku projektu rozliczanego kwotami ryczałtowymi, w którym nie osiągnięto zakładanego wskaźnika w związku z podjęciem zatrudnienia przez uczestnika.

Kwestia rozliczania projektów, w których stosowane są kwoty ryczałtowe została uregulowana w Wytycznych zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (Wytyczne). W pkt 3 lit. b podrozdziału 6.6.2 Wytycznych wskazano, że weryfikacja wydatków zadeklarowanych według uproszczonych metod dokonywana jest w oparciu faktyczny postęp realizacji projektu i osiągnięte wskaźniki, przy czym w przypadku kwot ryczałtowych – weryfikacja wydatków polega na sprawdzeniu, czy działania zdeklarowane przez beneficjenta zostały zrealizowane i określone w umowie o dofinansowanie wskaźniki produktu lub rezultatu osiągnięte. Rozliczenie, co do zasady, jest uzależnione od zrealizowania danego działania, ale może być również dokonywane w etapach w zależności od specyfiki projektu, np. gdy w ramach projektu zakłada się realizację różnych etapów działania, które mogłyby być objęte kilkoma kwotami ryczałtowymi. W przypadku niezrealizowania założonych w umowie o dofinansowanie wskaźników produktu lub rezultatu objętych kwotą ryczałtową, dana kwota jest uznana za niekwalifikowalną (pkt. 5 lit. b podrozdziału 6.6.2 Wytycznych).

Z przywołanych powyżej zapisów wynika zatem, że co do zasady projekty, których wydatki objęte są kwotami ryczałtowymi rozliczane są w systemie „spełnia – nie spełnia". Przy zastosowaniu tego systemu konieczne jest więc ustalenie, czy wskaźnik określony dla danej kwoty ryczałtowej został osiągnięty, a co się z tym wiąże, czy można dokonać rozliczenia ryczałtu w pełnej wysokości.

Na wstępie podkreślić należy, że co do zasady beneficjenci powinni dokładać wszelkich starań, aby wskaźniki były rozliczane na zakładanym poziomie. Dojść jednak może do sytuacji, kiedy uczestnik nie ukończył stażu z powodu podjęcia zatrudnienia, co skutkowało tym, że nie został osiągnięty wskaźnik: Liczba osób, które ukończyły staże w ramach projektu (określony na poziomie 100%, tj. wszyscy skierowani na staż, go ukończyli), jednakże został osiągnięty nadrzędny cel projektu jakim jest podjęcie zatrudnienia. W takiej sytuacji powstają wątpliwości, czy dany wskaźnik przypisany ryczałtowi może zostać uznany za osiągnięty, czy też nie. Każdy taki przypadek, powinien być indywidualnie rozstrzygany przez Instytucję Pośredniczącą (IP), przy uwzględnieniu definicji kwot ryczałtowych, wskaźników przypisanych im w umowie o dofinansowanie oraz ewentualnie innych zapisów umowy i wniosku o dofinansowanie odnoszących się do rozliczenia ryczałtów. Analizując opisaną sytuację zasadne jest także uwzględnienie czynników, tj. zgodność osiągniętego celu projektu z celem Programu, tj. podjęcie pracy, rodzaj umowy i zatrudnienia oraz zakres wsparcia dotychczas udzielonego osobie odchodzącej z projektu.

W sytuacji, kiedy z jednej strony cel projektu i Programu, jakim, m.in. jest powrót na rynek pracy, zostaje spełniony, podczas gdy nie udaje się osiągnąć ww. wskaźnika, możliwe wydaje się odstąpienie od niekwalifikowania całej kwoty ryczałtowej. Zasadne bowiem wydaje się dążenie do pogodzenia ww. celu Programu z zasadami rozliczania projektów.

W odniesieniu do drugiej z wymienionych kwestii, konieczne wydaje się przeanalizowanie przez IP rodzaju umowy i charakteru pracy podejmowanej przez odchodzącego uczestnika. W ocenie IZ PO WER cel projektu nie będzie osiągnięty, gdy powodem odejścia z projektu, a zarazem niezrealizowania wskaźników określonych dla ryczałtu, będzie zatrudnienie tymczasowe lub w istocie niemające istotnego wpływu na trwały powrót danej osoby na rynek pracy. W konsekwencji taki przypadek nie będzie miał pożądanego wpływu na cel projektu ani PO WER. Okazać się bowiem może, że osoba ta, po krótkotrwałej aktywności zawodowej, ponownie pozostanie bez zatrudnienia i zasadne byłoby jej dalsze uczestnictwo w projekcie, który opuściła.

Przy ewentualnym podejmowaniu decyzji o uznaniu kwoty ryczałtowej w pełnej wysokości, pomimo rezygnacji uczestnika z powodu podjęcia pracy, w szczególności należy mieć także na uwadze, czy w danym przypadku nie mamy do czynienia ze „zjawiskiem creamingu" poprzez dobieranie uczestników z perspektywą lub z większymi możliwościami podjęcia zatrudnienia. Takie podejście może być korzystne dla beneficjenta, który może nie ponieść negatywnych konsekwencji związanych z nieosiągnięciem wskaźników, a przy tym nie wydatkuje w całości środków wkalkulowanych w kwotę ryczałtową na wsparcie takich osób.

W dalszej kolejności, jeżeli uczestnik rozpocznie pracę na wczesnym etapie swojego udziału w projekcie i skorzystał jedynie z początkowych form wsparcia (np. diagnoza, przygotowanie Indywidualnego Planu Działania), wówczas zasadne jest zastąpienie takiej osoby innym uczestnikiem, tak aby wskaźniki zostały osiągnięte na zakładanym poziomie. Jeżeli uczestnik otrzymał większość przewidzianego dla niego wsparcia i nie można go zastąpić z uwagi, np. na etap realizacji projektu, kwota ryczałtowa może zostać rozliczona jedynie w sytuacji, gdy IP uzna, że w dalszym ciągu jest ona racjonalna i niezawyżona (np. z uwagi na rodzaj wsparcia, w którym ta osoba uczestniczyła, którym może być szkolenie, gdzie koszt jest ten sam bez względu na liczbę uczestników), a cele projektu zostaną w pełni osiągnięte.

W przeciwnym wypadku, konieczne jest obniżenie w drodze aneksu do umowy o dofinansowanie, wartości kwoty ryczałtowej o wartość przypisaną dla danego uczestnika z jednoczesnym obniżeniem wskaźnika rozliczającego kwotę ryczałtową (o danego uczestnika). Przyjęcie takiego rozwiązania jest możliwe wyłącznie wyjątkowo z uwagi na wystąpienie zdarzenia niezależnego od beneficjenta oraz zatrudnienie uczestnika, które jest istotne z punktu widzenia EFS, przy jednoczesnym zrealizowaniu celu projektu.