Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu poniżej przedstawia interpretację Ministerstwa Rozwoju dotyczącą szacowania wartości usługi wyżywienia zlecanej w związku z realizacją szkoleń w projekcie konkursowym POWER.

Sposób szacowania wartości przedmiotu zamówienia udzielanego zgodnie z zasadą konkurencyjności został określony w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego i Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

Zgodnie z pkt 11 podrozdziału 6.5 Wytycznych, zabronione jest zaniżanie wartości szacunkowej zamówienia lub jego podział skutkujący zaniżeniem jego wartości szacunkowej, przy czym ustalając wartość zamówienia należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełniania następujących przesłanek:

1. usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie,
2. możliwe jest udzielanie zamówienia publicznego w tym samym czasie,
3. możliwe jest wykonanie zamówienia publicznego przez jednego wykonawcę.

Wskazane przesłanki należy interpretować zgodnie z wykładnią przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych. W przypadku udzielania zamówienia w częściach (z określonych względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych), wartość zamówienia ustala się jako łączną wartość poszczególnych jego części. Wartość szacunkowa zamówienia jest wartością netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT).

Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez beneficjenta z należytą starannością. Beneficjent ma zatem obowiązek dołożenia należytej staranności przy ustalaniu wartości zamówienia i nie może w celu uniknięcia stosowania zasady konkurencyjności dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. Oznacza to, że beneficjent nie może dokonywać podziału zamówienia (zaniżać jego wartości) w taki sposób, aby na skutek ustalenia wartości dla każdej z wydzielonych części zamówienia doszło do nieuprawnionego wyłączenia stosowania zasady konkurencyjności, czy też, z drugiej strony, do nieuprawnionego zastosowania rozeznania rynku, o którym mowa w sekcji 6.5.1 Wytycznych. Innymi słowy, nie jest zakazany sam podział jednego zamówienia na części, ale jest zakazany taki podział, który zmierza do uniknięcia stosowania przez beneficjenta zasady konkurencyjności. Jeżeli beneficjent dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. Oznacza to, iż beneficjent może z określonych względów (organizacyjnych, ekonomicznych, celowościowych itp.) dokonać podziału jednego zamówienia na części, dla których to będzie prowadził odrębne postępowania w sprawie udzielenia zamówienia, przy czym wartością każdej z części zamówienia, będzie łączna wartość wszystkich części zamówienia. W konsekwencji przy udzielaniu każdej z części zamówienia beneficjent będzie zobowiązany do stosowania zasady konkurencyjności.

Dla ustalenia czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zamówieniami konieczna jest analiza okoliczności konkretnego przypadku. W tym celu należy posługiwać się takimi kryteriami jak podobieństwo przedmiotowe i funkcjonalne zamówienia (kryterium to powinno prowadzić do wyodrębnienia nie tylko zbliżonych przedmiotowo zamówień, ale także zamówień, które mimo braku przedmiotowego podobieństwa tworzą funkcjonalną całość), tożsamość czasowa zamówienia (możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie, ewentualnie możliwość realizacji zamówienia w tym samym czasie) i możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę. Innymi słowy, konieczne jest ustalenie, czy dany rodzaj zamówienia mógł być wykonany w tym samym czasie, przez tego samego wykonawcę. Z odrębnymi zamówieniami będziemy mieli do czynienia w sytuacji, gdy przedmiot zamówienia ma inne przeznaczenie lub nie jest możliwym jego nabycie u tego samego wykonawcy. W przeciwnym wypadku, tzn. gdy udzielane zamówienia mają to samo przeznaczenie oraz dodatkowo istnieje możliwość ich uzyskania u jednego wykonawcy należy uznać, iż mamy do czynienia z jednym zamówieniem.

Tożsamość przedmiotowa usługi wyżywienia w ramach POWER

Punktem wyjścia dla rozstrzygnięcia, czy w danym przypadku mamy do czynienia z niedopuszczalnym podziałem zamówienia na części jest ustalenie czy wskazane zamówienia stanowią w istocie jedno zamówienie, czy też odrębne następujące po sobie zamówienia dotyczące podobnego przedmiotowo i funkcjonalnie zamówienia. Podkreślenia wymaga, iż sam fakt, że mamy do czynienia z zamówieniami tego samego rodzaju, oznaczonymi tym samym kodem CPV, nie przesądza, że mamy do czynienia z jednym zamówieniem.

W ramach POWER realizowane są kursy i szkolenia dla uczestników projektu, którym nierzadko towarzyszy usługa wyżywienia zamawiana przez beneficjenta. W ocenie Instytucji Zarządzającej POWER, za usługę wyżywienia tożsamą rodzajowo i funkcjonalnie towarzyszącą jednodniowym szkoleniom realizowanym w ramach projektu POWER należy uznać: lunch/obiad wraz z deserem i przerwami kawowymi.

Tożsamość czasowa usługi wyżywienia w ramach POWER

Zgodnie z pkt 12 podrozdziału 6.5 Wytycznych, wartość zamówienia ustala się w odniesieniu do danego projektu, co oznacza, że konieczne jest wyodrębnienie tych zamówień, których zakres może być oszacowany z góry na cały okres realizacji projektu i które mogą być udzielone jednorazowo w ramach jednego postępowania. W odniesieniu do tych zamówień ich szacunkowa wartość winna być ustalona z uwzględnieniem wszystkich dostaw, usług lub robót budowlanych przewidywanych do wykonania w całym okresie realizacji programu. Podstawą do wyodrębniania tych zamówień, tj. podstawą do uznania, iż mamy do czynienia z samodzielnymi zamówieniami jest przyjęty okres realizacji projektu, który nakazuje traktować usługi, dostawy lub roboty budowlane, które mają być wykonane w ramach projektu, jako jedno zamówienie. Szacowania wartości zamówienia beneficjent dokonuje we wniosku o dofinansowanie.

 W ramach POWER realizowane są kursy i szkolenia dla uczestników projektu na podstawie Indywidualnych Planów Działania (IPD) sporządzanych dla każdego uczestnika, w których określany jest rodzaj kursu/szkolenia oraz przybliżony termin jego realizacji. Zatem, to na podstawie IPD udzielane są zamówienia w ramach projektu dotyczące określonego w IPD zakresu wsparcia i w wynikającym z IPD terminie. W ocenie Instytucji Zarządzającej POWER, w ramach projektów, w których realizacja usługi szkoleniowej przebiega na podstawie IPD, a proces rekrutacji uczestników oraz sporządzania IPD jest rozciągnięty w czasie i szkolenia mają miejsce bezpośrednio po rekrutacji (tzn. wsparcie udzielane jest na bieżąco zaraz po zdiagnozowaniu potrzeb), szacowanie wartości usługi szkoleniowej z uwzględnieniem tożsamości czasowej odnoszącej się do całego okresu realizacji projektu może okazać się niemożliwe. W takim projekcie bowiem, faktyczne potrzeby uczestników projektu badane są w trakcie jego realizacji, a termin realizacji szkoleń o określonej w IPD tematyce wynika z IPD, a nie z wniosku o dofinansowanie. Inaczej sytuacja będzie wyglądać, jeśli w projekcie będą miały miejsce dwa wyraźne etapy: najpierw rekrutacja, a później szkolenia.

 W opinii IZ POWER, szacowanie wartości zamówienia w oparciu o IPD (lub grupy IPD) nie zawsze powoduje podział zamówienia na części. Zgodność szacowania wartości zamówienia z Wytycznymi wymaga każdorazowo indywidualnej oceny uwzględniającej specyfikę realizacji danego projektu. Powyższą zasadę beneficjent stosuje również do zamówień towarzyszących szkoleniom realizowanym w ramach projektu, w tym do usługi wyżywienia uczestnika, ponieważ w ramach projektu POWER dopiero określony w IPD rodzaj wsparcia determinuje miejsce jego realizacji i w konsekwencji konieczność zamówienia usług towarzyszących tej formie wsparcia.

Tożsamość podmiotowa usługi wyżywienia w ramach POWER

 Jeżeli w tym samym czasie możliwe jest udzielenie podobnego przedmiotowo i funkcjonalnie zamówienia, które może być wykonane przez jednego wykonawcę, mamy do czynienia z jednym zamówieniem. W przeciwnym przypadku, tj. w sytuacji, w której poszczególne zamówienia nie mogą być wykonane przez tego samego wykonawcę, pomimo że przedmiot zamówienia można zakwalifikować do tego samego rodzaju, należy uznać, iż nie mamy do czynienia z jednym zamówieniem, lecz z kilkoma niezależnymi od siebie zamówieniami, których wartość będzie szacowana odrębnie. Ocena ta z istoty rzeczy zawsze będzie dokonywana w konkretnych okolicznościach faktycznych.

 Usługa wyżywienia towarzysząca realizacji usługi szkoleniowej w ramach projektu POWER nie ma charakteru usługi powszechnie dostępnej. Podmioty, które mogą wykonać tę usługę świadczą swe usługi lokalnie, najczęściej na terenie poszczególnych miejscowości i okolic. Należy uznać, że usługa wyżywienia ma w tym przypadku charakter lokalny, ponieważ nie jest powszechnym świadczeniem usługi wyżywienia przez jeden podmiot na terenie całego województwa. Ponadto, bez wątpienia miejsce realizacji usługi wyżywienia wpływa na jej koszt oraz liczbę potencjalnych wykonawców mogących ją zrealizować.

Każdy podmiot wnioskujący o dofinansowanie w ramach POWER, przedstawiając budżet we wniosku o dofinansowanie projektu, dokonuje wstępnego szacunku wartości każdego zamówienia planowanego do realizacji w ramach jego projektu. Zgodnie z wstępnym szacunkiem zamówień, beneficjent zobowiązany jest do zastosowania zasady konkurencyjności w odniesieniu do zamówień przekraczających 50 tys. PLN netto. Zamówienia sumowane są w ramach całego projektu realizowanego przez beneficjenta, co oznacza, że beneficjent powinien dokładnie przeanalizować budżet projektu w celu zidentyfikowania tych zamówień, które będą się powtarzać i w których może powstać ryzyko przekroczenia progu, dla którego zasada konkurencyjności jest obowiązkowa. Co prawda w omawianym przypadku, z wniosku o dofinansowanie wynika, iż koszt usługi wyżywienia zaplanowany na cały okres realizacji projektu przewyższa próg wartości zamówienia, od którego beneficjent stosuje zasadę konkurencyjności (50 tys. PLN zł netto), lecz jak wskazano powyżej, realizacja wsparcia w oparciu o IPD, brak nieograniczonego kręgu wykonawców, którzy dostarczyliby usługę wyżywienia w miejscowościach realizacji szkoleń na terenie całego województwa bez dodatkowego kosztu transportu tego wyżywienia nie przewidzianego zresztą we wniosku o dofinansowanie powodują, że w przypadku usługi wyżywienia towarzyszącej usłudze szkoleniowej realizowanej w ramach POWER na terenie całego województwa nie występują łącznie tożsamość rodzajowa, podmiotowa i czasowa.

W przypadku projektów POWER, w ramach których przebieg wsparcia uczestnika projektu przebiega na podstawie jego IPD nie można mówić o przewidywalności udzielenia zamówienia na przykład na podstawie wniosku o dofinansowanie. Skoro zamówieniem takiego samego rodzaju jest to zamówienie, które bez żadnego trudu może wykonać ten sam wykonawca, a wykonawców tych jest nieograniczony krąg, to w przypadku usługi wyżywienia zamawianej w ramach projektu POWER na terenie całego województwa – w ocenie Instytucji Zarządzającej POWER – nie występuje tożsamość podmiotowa i czasowa.